6 قواعد يجب مراعاتها للحصول على حياة منظمة

يعني المزيد من رسائل البريد الإلكتروني، المزيد من وسائل الإعلام ومزيدًا من الجنون،  ورغم التقدم التكنولوجي الذي تحقق في الأعوام العشرين الماضية، تبدو الحياة أكثر صعوبة من أي وقت مضى، وقالت جوليا هوبسبوم في كتابها الجديد"Fully Connected"، "إننا نتجه إلى أزمة صحية إذا كنا لا نستطيع القيام بـ"توازن بين التواصل وجهًا لوجه والتكنولوجيا". وبالتأكيد، إنه لأمر جيد أن نتوقف قليلًا، ولكن لا يزال لدينا الكثير للقيام به – في هذا التقرير نستعرض بعض الأسس القوية التي يمكن أن تُساعد في إحداث حالة من النظام في عالم مليء بالفوضى.

قراءة رسائل البريد الإلكتروني المهمة فقط
أكدت الكاتبة جوسلين جلي في كتابها، "  Unsubscribe" أنَّ البريد الإلكتروني يُنشط دفعة بدائية في أدمغتنا للحصول على مكافآت، ونحافظ على أمل رسالة بريد إلكتروني مع أخبار رائعة تأتي في صندوق الوارد لدينا، لذلك نحن ننظر مرارًا في بريدنا، ولا شيء من ذلك يُفيد كثيرًا بالنسبة للإنتاجية".
 
ووأضافت جلي: "علينا تحديد اثنين أو ثلاث قوائم خلال 30 دقيقة يوميًا في رسائل البريد الإلكتروني لنقوم بفحصها، على أن تكون انتقائية بشأن ما نقرأ – وباقي الرسائل وقوائم الاتصالات نقوم بإعطائها فقط لمحة سريعة، إنها أداة ليست مهمة، لذلك لا يجب أنًّ لا ندعها تتحكم فينا".
 
لا تثق في ذاكرتك ودون كل شيء
قد تُجدي عملية التدوين في المدرسة، ويمكن أن تحقق فائدة رائعة في الحياة اليومية أيضًا، ستتذكر كل شيء بوضوح أكثر إذا قمت بتدوينه، بالإضافة إلى ذلك، فإن تلك العملية تساعد على تسليط الضوء على المناطق التي تحتاج إلى التركيز، فالاعتماد على الذاكرة وحدها لا تكفي أبدًا، قد تستغرق بضع دقائق، للعثور لك على مفكرة، ولكن الانتظار حتى نهاية اليوم محكومًا عليه بالنسيان، وبعض الناس قد تستخدم المفكرات اليومية في عملية التدوين، والبعض الآخر قد يستخدم برامج تدوين الملاحظات على هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة.
 
ضع كل شيء في مكانه
تصبح الحياة أكثر فوضوية إذا لم يكن بمقدورك العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه، فعدم القدرة على العثور على شاحن الهاتف أو بطاقة الائتمان أمر سيئ بما فيه الكفاية، ولكن ماذا عن تلك الوثائق القانونية الهامة جدًا المخزنة في مكان ما على جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟ نعم، يمكنك البحث عن طريق كلمة واحدة، ولكن أي كلمة؟
فمن الأفضل وضع نظام خاص لتنظيم الأمور، ولكن يمكنك البدء من خلال فرز الوثائق التي تحتاجها إلى مجموعات، وفقًا لمستوى استخدامها، وهذا يعني وجود الملفات التي تحتاج في كل وقت أقرب في متناول اليد، وعلى الطرف الآخر، تخزين الملفات التي لا تحتاجها بعيدًا.
 
كتابة القوائم وحذف المهام عند تنفيذها
تعد عملية كتابة القوائم عملية منقطعة النظير - حتى أكثر التكنولوجيا ذكاء وتعقيدًا تدرك أن قاعدة القلم والورق عندما يتعلق الأمر هي ما تنظم يومك، وتقسم المهام الفردية إلى شرائح أصغر وأكثر قابلية للتحقيق سيجعل القائمة أكثر إنتاجية وإرضاءً خلال العمل، وقد يكون الإنسان أكثر قابلية للإنجاز عندما يشعر بأن المهمة أوشكت على الانتهاء، لذا من المفيد أيضًا وضع علامة على المهام في الوقت الذي تتوقع أن تقوم به، فمجرد كتابة هذا التقدير يجب أن يساعدك على تجنب إضاعة الوقت في الانحرافات.
 
إيجاد وقت للتنظيم
ينهي كثير من الناس يومهم بعمليات الترتيب، حيث يمكن خلال 15 دقيقة أو تخصيص وقت لوضع كل شيء في مكانه لليوم التالي، فإذا لم تتمكن من العثور على الوقت لذلك، حاول تخصيص فترة أطول كل أسبوع، سواء في صباح الإثنين أو الجمعة بعد الظهر، يمكن أن تعمل بشكل جيد، قم بتحديث التقويم الخاص والتأكد من أن كل شيء تحتاج القيام به تحت رؤيتك في الأيام المقبلة.
 
لا تتعدد المهام المهمة
يحدث خلال اليوم الكثير من الأحداث غير المتوقعة، والمفتاح هو عدم الحصول على ما يصرف الانتباه إذا كنت تريد تحقيق شيء ما أو بحاجة إلى التركيز، قم بإيقاف أي إشعارات على الأجهزة الخاصة بك، والتوقف عن قراءة البريد الإلكتروني الذي يأكل وقتًا أطول مما قد تتخيل، إذ تبين البحوث أنه يأخذ في المتوسط ​​أكثر من 23 دقيقة لاستعادة التركيز بالكامل.