ديوان المحاسبة ينتقد إجراءات تنفيذ وإدارة مشروع "بياناتي"

انتقد ديوان المحاسبة إجراءات تنفيذ وإدارة مشروع نظام إدارة معلومات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية "بياناتي" في الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية، وأورد في تقرير حديث له بعض ملاحظاته أثناء مرحلة ما قبل تنفيذ المشروع ومرحلة تنفيذ وإدارة المشروع.

وأوضح الديوان في تقريره نتيجة التدقيق في الحساب الختامي والعمليات المالية للهيئة أن الميزانية التي أعدتها وزارة المال للمشروع لمدة ثلاث سنوات من "2010 ـ 2012" تتعدى 74 مليون درهم وهي أكثر من العقود مجتمعة والتي لا تتجاوز 19.2 مليون درهم.

وطالب الديوان بإعداد دراسة جدوى قبل الانخراط في أي مشروع مما يوضح مبررات ونتائج المشروع المتوقعة منه والتكاليف المقدرة والمعايير الرئيسية لتقييم نجاح المشروع وينبغي توثيق المستندات اللازمة التي تدعم قراراتهم والتي على أساسها اتخذ القرار بشراء النظام أو بنائه.

ووفقًا للتقرير فإنه ينبغي إشراك وتمكين المستخدمين والمنتفعين من المشروع لضمان نجاح المشروع وتلبية متطلباتهم وتوقعاتهم ومتابعة الملاحظات والمشاكل التي ترصد خلال عملية تنفيذ المشروع وضمان توثيقها والأخذ بعين الاعتبار وضع خطة لعلمية إعادة هيكلة المشروع عند الحاجة إليها وتتم دراسة الجدوى قبل البدء في إعداد أي مشروع لأن من خلالها يمكن تحديد الأساس المنطقي لبدء المشروع والتكاليف المقدرة له وما هو المردود المتوقع منه والصفات الرئيسية والتي من خلالها يتم تقييم نجاح المشروع.

ويتم توثيق وتحليل الدراسة التي من خلالها يتخذ القرار إما بشراء النظام أو بنائه كذلك يجب تحديد نطاق المشروع لضمان تحديد الوقت والجهد ونطاق التغيرات ويجب أن تتم الموافقة من قبل الإدارة العليا.

ومن ثم يتم إعداد الميزانية والتي يجب أن تتطابق مع مراحل المشروع ويجب على الإدارة متابعة ما تم ورصده للمشروع من ميزانية وما تم صرفه طبقًا لمراحل التنفيذ لضمان نجاح المشروع وتطبيقه على أرض الواقع.

وفيما يتعلق بتنفيذ وإدارة المشروع أوضح الديوان أنه استنادًا إلى أفضل الممارسات ولضمان نجاح المشروع يجب إشراك أصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع كذلك يجب أن تتم عملية جمع المتطلبات للمشروع من قبل المستخدمين أو المنفذ للمشروع أو طرف ثالث.

وفي حال تجميع المتطلبات عن طريق المنفذ للمشروع أو عن طريق طرف ثالث يجب على المستخدمين التأكد من صحة هذه البيانات لكل دقة لضمان نجاح المشروع ولتلبية طلبات وتوقعات المستخدمين من المشروع، مشيرًا إلى أنه يجب تسجيل وتوثيق جميع الملاحظات والمشاكل طوال فترة التنفيذ ورفعها ومتابعتها وحلها قبل الانتقال إلى مرحلة الاستخدام الفعلي للنظام ضمانًا لنجاح المشروع ولا بد من إدراج متطلبات العمل والضوابط الآلية ومتطلبات الحماية والأمن في تصميم النظام المشروع.

وأشار الديوان في ملاحظاته حول المشروع في مرحلة ما قبل التنفيذ إلى أنه لم يتم إعداد دراسة جدوى لمشروع "بياناتي" من قبل الإدارة والذي يجب أن يوضح فيه متطلبات المشروع ونتائجه والعائد المتوقع ومدى إمكانية تطبيق المشروع ونجاحه بالإضافة إلى تقدير إجمالي تكلفة المشروع وأنه لا توجد أدلة موثقة تبين أن الهيئة قد قامت بدراسة لتحديد إمكانية شراء أو بناء النظام كذلك لا وجد أدلة موثقة تبين أنها قامت بعملية الشراء وأنه ليس هناك دليل واضح وموثق يبين أن الأهداف والقرارات الموضوعة لنطاق العمل "المشروع" قد تحققت أو لم تتحقق.

وذكر الديوان أنه لم يتم إشراك الوزارات المعنية باستخدام النظام ضمن فريق المشروع ولم يتم إشراكهم أيضًا في لجنة تسيير المشروع مما ينتج عنه عدم مطابقة متطلبات المستخدمين في الوزارات للنظام الجديد ولم يتم تقسيم الميزانية المخصصة بطريقة تفصيلية لمراحل انجاز المشروع بما يتناسب مع مخرجات العقد .

وأشار الديوان إلى أن الميزانية التي أعدتها وزارة المالية للمشروع أكثر من العقود مجتمعة، فعقد "شركة كابجيميناي" المنفذة للمشروع 9,3 ملايين درهم، وشركة "كي بي ام جي" التي تدير المشروع 4,9 ملايين درهم، وطُلِب تغيير في المشروع في شهر نوفمبر 2012 بمبلغ 5 ملايين درهم ليصل الإجمالي إلى 19,2 مليون درهم فقط.